overhetleven.nl
Wil je meer weten over facturering? Wil je meer weten over verschillende facturatie-applicaties? Dit artikel geeft informatie over facturering en meer precies waarom facturering belangrijker is in de huidige tijd.
In eenvoudige termen is een factuur een document dat de koper ontvangt van de verkoper, waarin staat wat de verkoper aan de koper heeft verkocht. De factuur bevat details over de hoeveelheid en de prijs van het verkochte product. Dus, hoe precies, hoeveel de koper aan de verkoper verschuldigd is? Een factuur is niet zomaar een stukje papier of een kassabon, maar het is een juridisch document dat een bedrijf beschermt tegen zakelijke fouten en risico’s. Het helpt om de boekhouding te vereenvoudigen, je hele facturatieproces te stroomlijnen en je cashflow te verbeteren. Tegenwoordig zijn er zelfs mobiele applicaties die de procesregulering nog eenvoudiger maken.
De elementen van een factuur
Een factuur moet bevatten: factuurnummer, datum van geleverde dienst, datum van verzending van de factuur, contactgegevens en naam van de organisatie of de verkoper, naam en contactgegevens van de koper, voorwaarden, product- of dienstgegevens, belastingtarieven waar van toepassing, kostprijs per eenheid van het product, een gepersonaliseerde notitie en het totaal verschuldigde bedrag met valuta.
Soorten facturen
Proforma factuur: een document waarin de verkoper zich ertoe verbindt de geselecteerde goederen en producten tegen een bepaalde tijd en prijs aan de koper te verkopen.
Commerciële factuur: een document dat wordt gebruikt voor de douaneaangifte van de verkochte goederen die over internationale grenzen worden geëxporteerd.
Creditnota’s: een document dat aan de koper wordt afgegeven in het geval de goederen op een of andere manier beschadigd zijn. Dit is met name het geval als goederen voor een bepaalde periode zijn meegenomen, vooral in het geval van huur of hypotheek.
Urenstaat factuur: een document dat naar de klant wordt gestuurd om hen te belasten voor het werk dat is gedaan of de diensten die op uurbasis zijn geleverd.
Voorschotfactuur: in het geval dat de klant een vooruitbetaling doet, ontvangt hij of zij een voorschotfactuur van de verkoper. Het bedrag wordt dan afgetrokken van de uiteindelijke betaling van de verkoper of na voltooiing van de volledige dienst.
Terugkerende facturen: deze worden aangemaakt en naar de klanten gestuurd op regelmatige basis, voor terugkerende transacties zoals abonnementskosten.
De noodzaak van facturering
Wanneer een organisatie goederen of diensten verkoopt aan een individu of organisatie, moet de facturering om de volgende redenen goed worden bijgehouden:
- Geordend beheer van administratie
- Betalingstracering wordt soepel en gemakkelijker
- Juridische bescherming
- Maakt belastingaangifte veel eenvoudiger
- Bedrijfsanalyse
Het proces van facturering in de loop van de tijd
Aanvankelijk werden facturen handmatig gemaakt door de boekhouders die aanwezig waren in elke organisatie of firma. Maar nu zijn er geavanceerde softwareprogramma’s beschikbaar, de online facturatieapplicatie maakt het werk van factureren veel sneller en soepeler. De online facturatieapplicatie helpt om het facturatieproces te automatiseren, te versnellen, te beheren en te reguleren, zodat je tijdig betaald krijgt.
Voordelen van het gebruik van facturatiesoftware
Er zijn verschillende voordelen van het gebruik van de online facturatieapplicatie:
- Helpt bij het verminderen van de personeelskosten in de factureringsafdeling van een organisatie.
- Bespaart tijd bij het opvolgen en najagen van late betalingen.
- De cashflow wordt verbeterd door snellere betaling van de facturen.
- Vermindert fraude en verbetert de beveiliging.
- Minder kans op fouten, aangezien het proces volledig geautomatiseerd is, wat helpt bij het verbeteren van de klantrelatie.
- Helpt bij het maken van aangepaste facturen. Je kunt kiezen uit de kant-en-klare sjablonen en ze op maat maken volgens de vereisten van je merk.
- Het zorgt ervoor dat de betalingen veilig zijn en de betalingen automatisch door jou kunnen worden geïnd op terugkerende basis.
- De software zorgt voor de betalingsherinneringen, terwijl jij achterover kunt leunen en het proces kunt zien plaatsvinden. Dit bespaart veel tijd.
Kortom, de facturatiesoftware helpt om de boekhouding en het financiële proces te stroomlijnen door de belangrijkste taken te automatiseren en het proces veel soepeler te maken.
Waarom is factureren nu nog belangrijker?
Tegenwoordig is het verplicht om al je inkomsten aan de overheid te laten zien. Als je het facturatiesysteem regelmatig volgt en de administratie op een georganiseerde manier bijhoudt, vooral met een online facturatieapplicatie, kan je facturering je gerapporteerde inkomen onderbouwen in het geval je wordt gevraagd je inkomen aan het auditteam te tonen.
