Hoe is het toch mogelijk om fulltime te werken, constant nieuwe dingen te leren, genoeg te slapen, te sporten, op je gezondheid te letten, tijd door te brengen met je dierbaren *én* nog vrije tijd te hebben voor hobby’s? Het klinkt als een onmogelijke puzzel, toch? Vooral als je merkt dat je vastzit in een hectische spiraal van ‘druk zijn’ zonder echt vooruitgang te boeken op de dingen die er voor jou toe doen. Goed nieuws: het kan wel, maar alleen als je leert denken in productiviteit systemen.
Jarenlange ervaring met het coachen van professionals leert dat het geheim om controle en vrijheid te herwinnen, juist ligt in deze systeemgerichte aanpak. Het gaat erom dat je minder afhankelijk wordt van alleen wilskracht en motivatie. Want laten we eerlijk zijn, die schieten vaak tekort op het moment dat je ze het hardst nodig hebt.
Balans? Dat kan, met systemen – niet enkel wilskracht.
De meeste mensen denken in intenties en taken: “Ik moet vandaag sporten,” of “Ik moet die cursus afmaken.” Maar als het leven je overspoelt, veranderen deze intenties zelden in daden. Zelfs als je proactiever bent en plannen maakt – “Elke avond een uur lezen” – wat gebeurt er dan als je moe bent, of als er iets tussenkomt? Frustratie en teleurstelling, daar blijf je dan mee zitten.
Denken in systemen betekent dat je processen bouwt die je automatisch helpen de gewenste resultaten te behalen. Je reduceert je afhankelijkheid van motivatie door een reeks stappen te creëren die aan elkaar gekoppeld zijn. Het resultaat? Een duurzame balans werk privé en progressie, zelfs op je zwaarste dagen.
Minder motivatie nodig dankzij systeemdenken.
Het mooie van systemen is dat ze ontworpen zijn om frictie te minimaliseren. In plaats van te leunen op een constante dosis wilskracht – die nu eenmaal eb en vloed kent – bouw je processen die bijna vanzelf gaan. Stel je voor dat je wilt sporten. Je kunt van plan zijn om na het werk te gaan, maar wat als je moe bent, of het regent, of er komt familie langs? Zonder systeem, geef je waarschijnlijk op.
Met een systeem denk je vooruit: wat als ik na het werk naar de sportschool ga *voordat* ik naar huis ga, of juist ’s ochtends vroeg? Door van tevoren te anticiperen op obstakels en oplossingen te implementeren, zorg je ervoor dat je minder hoeft te vechten tegen je eigen natuurlijke neigingen of onverwachte gebeurtenissen.
Denk holistisch: anticipeer op mislukkingen.
Dit is een cruciaal principe. Wanneer je een systeem opzet, bekijk dan je doel en bedenk *alle* factoren die het succes ervan kunnen beïnvloeden. Ga er proactief vanuit dat je plan zal falen. Je *zult* moe zijn, je *zult* lui zijn, er *zullen* onverwachte dingen gebeuren. Vraag jezelf af: “Wat kan ik daaraan doen?”
Als je bijvoorbeeld al diverse zelfmanagement tips hebt geprobeerd die niet werkten, analyseer dan waarom. Wat waren de obstakels? Hoe reageerde je daarop? Deze lijst van mogelijke barrières is goud waard, want je systeem moet al die factoren kunnen opvangen. Het is een iteratief proces van oplossingen zoeken voor problemen.
Een accountant die fulltime werkte en studeerde voor zware examens, wilde elke dag na het werk studeren. Maar ja, verkeer, vermoeidheid, het gezin dat wachtte – zijn plan mislukte keer op keer. De ‘oplossing’ van “gewoon harder proberen” is niet duurzaam. Door holistisch te denken, keken we naar alternatieven: langer op kantoor blijven om daar te studeren en dan pas naar huis, of misschien zelfs de ochtend gebruiken. Elk alternatief werd vervolgens weer getoetst aan mogelijke nieuwe problemen. Het is een reeks van problemen oplossen tot je de juiste combinatie vindt.
Bouw voor herhaalbaarheid: zelfs op de slechtste dagen.
Je systeem moet werken, zelfs als de sterren niet gunstig staan. Het mag niet afhankelijk zijn van perfecte omstandigheden of een berg motivatie. De overgrote meerderheid van plannen vraagt juist om een injectie van wilskracht om ze uit te voeren. Dat is geen herhaalbaarheid.
Vraag jezelf af: “Vertrouwt dit plan op wilskracht of motivatie voor de uitvoering?” Als het antwoord ja is, moet je manieren vinden om de wrijving te verminderen. Hoe maak je het makkelijker? Hoe zorg je ervoor dat de inspanning minimaal is? Dit heen en weer bewegen tussen het zoeken naar een oplossing met lage inspanning en het anticiperen op obstakels, leidt uiteindelijk tot een systeem dat bijna automatisch succesvol is. Het is de weg naar duurzame gewoontes veranderen.
Verwijder ‘pleisters’: pak de kern aan.
Het eerste systeem dat je bouwt, zit waarschijnlijk vol met ‘pleisters’ – tijdelijke oplossingen. Voel je je moe en kun je je niet concentreren? Dan neem je misschien een dutje en gebruik je een timer. Dit helpt nu, op de korte termijn, maar pakt het onderliggende probleem niet aan. Je bent moe omdat je te weinig slaapt; je kunt je niet concentreren omdat je aandachtspanne slecht is.
Het doel is om deze pleisters uiteindelijk te verwijderen door de dieperliggende problemen op te lossen. Het veranderen van gewoontes, zoals je slaappatroon of je aandacht trainen, wordt dan onderdeel van je systeem. Dit kost tijd en inspanning, maar het zorgt ervoor dat je systeem op de lange termijn effectief blijft en niet afhankelijk is van externe hulpmiddelen. Het draait om het creëren van een robuuste aanpak die echt werkt, voor de rest van je leven.
Het lijkt misschien veel werk om zo’n systeem te creëren, maar bedenk dit: de hoeveelheid inspanning die je erin steekt, is vaak even groot als de frustratie die je nu ervaart. Alleen richt je die inspanning nu op een manier die wél resultaten oplevert en je de vrijheid en controle geeft waar je naar verlangt.
Veelgestelde vragen
1. Wat is het grootste verschil tussen een ‘plan’ en een ‘systeem’?
Een plan is vaak een intentie (“Ik ga sporten”) of een reeks stappen die afhankelijk zijn van perfecte omstandigheden en constante motivatie. Een systeem daarentegen, is een reeks onderling verbonden processen die zijn ontworpen om automatisch tot een resultaat te leiden, zelfs wanneer je moe bent of er onverwachte dingen gebeuren. Het houdt rekening met obstakels en minimaliseert de afhankelijkheid van wilskracht.
2. Hoe begin ik met het opzetten van zo’n productiviteit systeem?
Begin met een specifiek doel dat je wilt bereiken. Denk vervolgens holistisch na over alle factoren die het succes van dat doel kunnen beïnvloeden en anticipeer proactief op mogelijke mislukkingen. Vraag jezelf af: “Wat is er in het verleden misgegaan, en waarom?” Gebruik deze inzichten om een herhaalbaar proces te bouwen dat werkt, zelfs op je slechtste dagen, met zo min mogelijk wrijving. Blijf de oplossing verfijnen totdat je de juiste combinatie hebt gevonden.
3. Waarom zijn ‘pleisters’ (tijdelijke oplossingen) problematisch, ook al helpen ze op korte termijn?
Pleisters, zoals een dutje nemen tegen vermoeidheid of een timer gebruiken voor focus, lossen het onderliggende probleem niet op. Ze maken je systeem onnodig complex en afhankelijk van externe middelen. Als die middelen wegvallen, faalt je plan alsnog. Het is effectiever om de onderliggende oorzaak aan te pakken – bijvoorbeeld je slaapgewoonten verbeteren of je aandachtspanne trainen – zodat je systeem op de lange termijn duurzaam en robuust is.
